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29/08/2018
Case history

La comunicazione è il pilastro di ogni attività

 

Saper comunicare e fare le domande appropriate può far evitare il 30% dei problemi aziendali

 


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​Un’impresa è basata sulle persone, sia essa costituita da one man show, una sola persona, sia essa composta da dieci o cinquanta elementi. Un’impresa ha costantemente a che fare con altre persone, i clienti, i fornitori, consulenti, partner, ecc., per poter sviluppare il proprio business.

 

Tutte queste relazioni si realizzano grazie ad un solo fattore: la comunicazione. E se questa manca o trova qualche ostacolo iniziano i problemi. Vediamo insieme quali sono gli errori di comunicazione più frequenti in un’impresa che possono compromettere il bene individuale e aziendale.   

 


Presumere di sapere, senza fare domande

 

Tra colleghi, con il nostro capo, con un cliente o con i nostri amici spesso ripetiamo lo stesso errore, non facciamo domande ma presumiamo, immaginiamo di sapere cosa pensano e come si sentono.

 

Ecco un esempio tipico in ufficio.

È martedì mattina, Il tuo capo ti affida un nuovo progetto da presentare a dei partner stranieri dicendoti che dovrà a essere pubblicato la prossima settimana. Perfetto, deduci che hai tempo fino a venerdì prossimo e decidi di dedicarti prima a quello che stavi già facendo e poi di iniziare il nuovo task, tanto hai ancora qualche giorno.

 

Mercoledì mattina della nuova settimana il responsabile entra nella tua stanza e ti chiede a che punto sei ed in quale orario verrà pubblicata la presentazione. Sbigottito esiti qualche istante e poi rispondi che l’avevi programmata per venerdì, “la prossima settimana avevi detto”. Lui ti guarda un po’ infastidito e ti fa notare che il venerdì non è il giorno ideale per fare rilasci o pubblicazioni perché molti lavorano mezza giornata, altri non lavorano proprio o hanno pensieri rivolti al weekend ed alle partenze.

 

Il tuo capo sicuramente immaginava che tu sapessi che il venerdì non è il giorno migliore per certe attività, mentre tu invece avevi dedotto che poteva andare bene il fine della settimana. Se avessi chiesto in anticipo una precisazione, “per quale giorno è prevista la pubblicazione?”, non si sarebbe creato alcun fraintendimento. Avresti potuto evitare di creare delusione nel capo e tu di morderti le mani per non aver chiesto una data precisa.

 

Se la comunicazione iniziale fosse stata più esauriente sicuramente non si sarebbe creato l’equivoco, ma anche se tu avessi compreso da solo l’importanza del giorno di rilascio o, se troppo indaffarato a pensare ad altro in quel momento, avessi avanzato una semplice domanda in più tutto sarebbe andato liscio.

 

Ma sono questi gli errori che servono e che fanno crescere personalmente e professionalmente. Ci insegnano a non commetterli nuovamente in futuro e a capire l’importanza della comunicazione.


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Acconsentire a malincuore

 

Un altro errore che alcuni dipendenti compiono frequentemente è svolgere lavori che non sono di loro gradimento con atteggiamenti negativi e poco producenti. Sono consapevoli che le loro capacità applicate in altro potrebbero portare risultati 10 volte superiori per il bene dell’azienda, ma a malincuore sono “costretti” a svolgere compiti poco appropriati alle loro competenze.

 

In questi casi viene nuovamente in aiuto la comunicazione.

 

Perchè non fai delle domande al responsabile per cercare di capire la situazione? Alcune motivazioni a te sconosciute potrebbero darti lo stimolo in più per ritrovare la positività e l’ottimismo anche per svolgere mansioni meno gradite.

 

Potresti provare con “sai che cerco di dare sempre del mio meglio a lavoro, ma questo incarico proprio non riesco a farmelo piacere ed ammetto che trovo difficoltà ad eseguirlo bene. Per cercare di dedicarmici con maggior spirito, potresti dirmi perchè è così importante?”.

 

Il tuo capo potrebbe rispondere che a breve avrete un’importante valutazione da parte di possibili nuovi partner ed è fondamentale che tutto il lavoro venga realizzato nel migliore dei modi. Sa di poter contare su di te e sulla tua precisione e per questo te lo ha affidato, per fare una bella figura.

 

Superato il periodo di piena sicuramente riuscirà a far tornare il sorriso al personale affidando incarichi più appropriati e magari dando qualche gratificante promozione per ringraziare dell’impegno profuso.


Giudicare, senza cercare di comprendere

 

Altre situazioni tipiche legate alla mancanza di una giusta comunicazione che possono causare problemi, riguardano quelle chat o telefonate che si hanno con i clienti insoddisfatti.

 

Sarà capitato anche a te di trovarti in una conversazione dove dall’altra parte il cliente appare fin da subito irato contro te e l’azienda per la quale lavori. La prima cosa che avrai sicuramente pensato è: “questo è matto”.

Eppure non sappiamo se in quel momento la persona è arrabbiata perché ha discusso da poco con il partner o se a sua volta ha ricevuto un cliente inquieto. Se ha il computer bloccato e non riesce ad inviare alcuni pagamenti urgenti o se il gatto gli ha rovesciato addosso una tazzina di caffè.

 

La sua presunta “pazzia” potrebbe essere in questi casi ben giustificata.

 

Potresti cercare di indagare e capire il perchè del comportamento aggressivo con domande del tipo “vorrei aiutarla a risolvere il problema che la affligge, qual’è di preciso?” e quindi “se è nella mie facoltà sarà un piacere poterla aiutare altrimenti devo passare la segnalazione al mio collega che può aiutarla più appropriatamente”.

 

Cercare di comprendere il comportamento di chi si ha di fronte - cliente, collega, capo o amico - dovrebbe essere uno degli obiettivi principali della comunicazione.    

 


Mantenere la calma, tentare di capire le motivazioni prima di agire o pensare male, fare domande se qualcosa è poco chiaro e chiedere maggiori informazioni riguardo un progetto sono tutti elementi di una chiara e produttiva comunicazione.

 

Ricorda che siamo umani, siamo dotati del linguaggio e per relazionarci abbiamo sviluppato la comunicazione. Hai uno strumento potentissimo a tua disposizione, se imparerai ad usarlo in modo funzionale e costruttivo sarai l’artefice del tuo successo professionale e personale.


 

Nella tua esperienza hai mai avuto problemi di comunicazione? In caso come li hai risolti?

 



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