Identity Proofing e onboarding digitale: modifiche con eIDAS 2.0

Ormai è chiaro per tutti. L’identità digitale ha assunto un ruolo sempre più centrale nei processi aziendali e nei servizi online. Mentre nel recente passato era confinata a una fase iniziale, trattata come un adempimento tecnico più che come un elemento strutturale del flusso operativo,
oggi con l’introduzione di eIDAS 2.0 questo approccio sta mostrando i suoi limiti.

Il nuovo quadro normativo spinge le organizzazioni a considerare l’Identity Proofing come parte integrante dell’onboarding digitale, non solo per garantire la conformità, ma per migliorare la qualità complessiva dei processi, la loro governabilità e la capacità di adattarsi nel tempo.

Dall’identificazione iniziale a un elemento strutturale del processo

Nel modello tradizionale, l’identificazione dell’utente o del cliente avveniva all’inizio del percorso, per poi lasciare spazio a una serie di attività spesso scollegate tra loro: gestione documentale su canali diversi, approvazioni manuali, firme elettroniche gestite con altri applicativi. La confusione era a portata di mano.

eIDAS 2.0 introduce una visione più coerente, in cui l’identità digitale non è un passaggio isolato, ma un riferimento costante lungo l’intero ciclo di onboarding. Questo consente di costruire processi più solidi, in cui ogni azione successiva si appoggia su una base identitaria verificata secondo criteri normativi chiari e condivisi a livello europeo.

Onboarding digitale e complessità operativa

L’onboarding rappresenta uno dei momenti più delicati per molte aziende, soprattutto in settori regolamentati o distribuiti su più sedi e canali. La molteplicità degli attori coinvolti, la varietà dei documenti e la necessità di rispettare regole interne ed esterne rendono questi flussi difficili da controllare e, spesso, poco flessibili.

In assenza di un disegno organico, le modifiche normative o procedurali finiscono per tradursi in lunghi interventi manuali, soluzioni temporanee o duplicazioni di attività, con un impatto diretto sui tempi di approvazione e sulla qualità del controllo.

L’impatto di eIDAS 2.0 sui processi di onboarding

L’evoluzione normativa consente oggi di integrare l’Identity Proofing all’interno di workflow digitali strutturati, in cui la verifica dell’identità, la gestione dei documenti, le approvazioni e la firma elettronica fanno parte di un unico flusso coerente.

In questo scenario, l’identificazione dell’utente abilita in modo naturale le fasi successive del processo, evitando passaggi ridondanti e garantendo continuità operativa.

I documenti vengono creati, gestiti e approvati all’interno dello stesso perimetro applicativo, mentre le firme elettroniche si inseriscono nel punto corretto del flusso, senza ricorrere a strumenti esterni o canali paralleli.

Con eIDAS 2.0 l’onboarding digitale risulta basato su quattro pilastri:

• Identità verificata all’origine, secondo standard normativi chiari
• Gestione documentale integrata, senza passaggi fuori processo
• Workflow approvativi digitali, chiari e configurabili
• Firme elettroniche, inserite nel flusso giusto, al momento giusto

Workflow, documenti e firme come sistema integrato

Uno degli aspetti più rilevanti di questo approccio riguarda la progettazione dei workflow. Quando Identity Proofing, gestione documentale e firma elettronica vengono trattati come componenti di un unico sistema, il processo diventa più leggibile e più semplice da monitorare.

Le approvazioni seguono regole chiare, ogni passaggio è tracciato e le responsabilità risultano esplicite. Questo permette non solo di ridurre i tempi di lavorazione, ma anche di intervenire in modo mirato quando cambiano le esigenze operative o i requisiti normativi, senza dover ripensare l’intero flusso.

Per fare un esempio concreto, vediamo il caso di un’azienda che deve gestire l’onboarding digitale di nuovi clienti con obblighi di identificazione, contrattualizzazione e approvazione interna. Il processo inizia con l’Identity Proofing, eseguito secondo i requisiti eIDAS 2.0. L’identità verificata diventa il riferimento per tutto il flusso successivo, evitando controlli ripetuti e passaggi ridondanti.

Una volta completata l’identificazione, il workflow di onboarding si attiva automaticamente: i documenti contrattuali vengono generati, gestiti e sottoposti alle approvazioni interne previste.
Le firme elettroniche vengono raccolte all’interno dello stesso processo, in modo coerente con l’identità digitale verificata.

Al termine, identità, documenti, approvazioni e firme risultano collegati e tracciabili, consentendo di gestire eventuali aggiornamenti normativi o procedurali senza dover riprogettare l’intero onboarding.

Processi aziendali progettati per evolvere

Uno degli effetti più concreti dell’integrazione tra Identity Proofing e workflow digitali riguarda la capacità di adattamento. Le normative evolvono, così come i modelli organizzativi e le aspettative degli utenti.
Un onboarding costruito su basi solide consente di aggiornare regole, passaggi e criteri di controllo mantenendo continuità, sicurezza e coerenza. Risulta così più semplice, e documentato, dimostrare la compliance in caso di controlli e audit.

In questo senso, eIDAS 2.0 rappresenta un’opportunità per ripensare i processi come leva per migliorare il governo operativo e la qualità dell’esperienza digitale.

L’Identity Proofing, nel contesto di eIDAS 2.0, assume un ruolo che va oltre la semplice verifica iniziale. Diventa un elemento abilitante per processi di onboarding più strutturati, trasparenti e sostenibili nel tempo, in cui identità digitale, workflow, documenti e firme elettroniche operano in modo coordinato.

Per le aziende oggi la sfida non è adottare singole tecnologie, ma progettare flussi che sappiano orchestrare e tenere insieme normativa, efficienza operativa e capacità di evoluzione.

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