7 errori comuni nelle riunioni di lavoro da remoto e come evitarli

Nell’era dello smart working, il tempo che trascorriamo in riunione è aumentato, ma non sempre in modo produttivo. Riflettendo sulle nuove abitudini, quanti di noi, al termine di una video-call, hanno provato la frustrante sensazione di aver sottratto tempo ad attività più proficue?

Non è infrequente venire coinvolti in call infinite, spesso mal gestite e con esiti talvolta ambigui. Ore preziose, che avrebbero potuto essere dedicate allo sviluppo di progetti, alla risoluzione di problematiche o alla pianificazione strategica.

Secondo una ricerca di Microsoft riportata da Luce – La Nazione, i lavoratori italiani trascorrono in media due giorni alla settimana tra riunioni, email e call. In particolare: 8,8 ore solo per email e 7,5 ore per video-call. Il 68% afferma di non avere abbastanza tempo per concentrarsi realmente sul proprio lavoro che rallenta.

Comprendiamo perfettamente il valore del tempo e l’impatto negativo che riunioni mal strutturate possono avere sulla produttività individuale e di team. Proprio per questo, abbiamo analizzato le dinamiche che spesso conducono a questa inefficienza, con l’obiettivo di condividere strategie concrete per trasformare le riunioni di lavoro virtuali in efficaci strumenti di collaborazione e avanzamento progettuale.

Analisi delle inefficienze: perché le riunioni online rallentano la produttività

Infografica: 7 errori comuni nelle riunioni da remoto

Ecco i 7 principali motivi per cui i meeting aziendali da remoto spesso si trasformano in una perdita di tempo e minano la produttività del team:

1. Mancanza di un ordine del giorno chiaro: se i partecipanti non sanno in anticipo quali argomenti verranno discussi e qual è l’obiettivo della riunione, è facile che la conversazione diventi dispersiva e improduttiva.
2. Partecipanti non essenziali: invitare persone che non hanno un ruolo attivo o una necessità di essere informate sugli argomenti trattati porta solo a distrazioni e a un senso di inutilità. Questo sottrae tempo prezioso ad altre attività.
   
3. Discussioni divaganti: senza una moderazione efficace, le conversazioni possono facilmente allontanarsi dall’argomento principale. Questo è amplificato dal contesto remoto dove le interruzioni non verbali sono meno evidenti e la concentrazione può vacillare.
4. Mancanza di coinvolgimento attivo e partecipazione passiva: anche se presenti, alcuni partecipanti potrebbero non sentirsi incentivati a contribuire attivamente alla discussione. Ciò può derivare dalla mancanza di un ambiente inclusivo, dalla sensazione che la propria opinione non sia valorizzata o semplicemente dalla difficoltà di rimanere concentrati in un ambiente domestico con potenziali distrazioni. Una partecipazione passiva non solo rallenta il processo decisionale ma rende anche il meeting meno efficace nel raggiungere i suoi obiettivi.
5. Multitasking e distrazioni esterne: lavorare in remote working spesso porta alla tentazione di svolgere altre attività durante le riunioni (rispondere a email, controllare messaggi, ragionare su altri progetti). Questa multitasking riduce inevitabilmente la capacità di concentrazione e comprensione, portando a interventi fuori luogo, domande già poste o alla necessità di ripetere informazioni, allungando di fatto la riunione.
6. Riunioni eccessivamente lunghe e frequenti: un calendario saturo di call porta inevitabilmente a una diminuzione dell’attenzione e del coinvolgimento dei partecipanti. Riunioni troppo lunghe, specialmente da remoto, possono causare affaticamento visivo e mentale, riducendo drasticamente la produttività.
7. Assenza di azioni finali concrete: se al termine della riunione non vengono definiti chiaramente i passi successivi, le responsabilità individuali e le scadenze, l’incontro rischia di rimanere una sterile discussione senza un impatto reale.

7 consigli pratici per ottimizzare e rendere più efficaci le riunioni di lavoro online

Infografica: 7 consigli per riunioni da remoto efficaci

Al fine di ottimizzare l’efficacia delle riunioni virtuali ecco 7 suggerimenti che puoi mettere in pratica fin da subito per tornare ad essere più produttivo insieme al tuo team:

1. Definire e condividere un ordine del giorno in anticipo: ogni riunione deve essere preceduta dalla creazione e dalla condivisione di un documento conciso che delinei gli argomenti, gli obiettivi specifici e, idealmente, la tempistica prevista per ciascun punto. Questa preparazione strutturerà la discussione, allineerà le aspettative dei partecipanti e permetterà di inserirla all’interno di una progettualità lavorativa ben definita e organizzata per flussi di lavoro. A tal fine sistemi di automazione dei processi possono offrire un valido supporto, semplificando la gestione operativa e liberando tempo da dedicare alla produttività.
2. Invitare solo i partecipanti essenziali: è fondamentale invitare esclusivamente coloro la cui presenza è essenziale per contribuire attivamente o per essere informati sulle decisioni. L’assegnazione di ruoli specifici (moderatore, verbalizzatore, responsabile del tempo) garantirà una gestione più efficiente e responsabile dell’incontro.
3. Stabilire regole di partecipazione e moderare attivamente: all’inizio della riunione, è opportuno concordare regole di base per l’interazione (ad esempio, l’utilizzo di funzionalità digitali per richiedere la parola, la disattivazione del microfono quando non si interviene). Il moderatore avrà la responsabilità di assicurare il rispetto dell’ordine del giorno, gestire i tempi e ricondurre la discussione in linea con gli obiettivi prefissati.
4. Incrementare il coinvolgimento attivo: creare un ambiente inclusivo in cui ogni partecipante si senta valorizzato e incoraggiato a contribuire è cruciale. Ciò può essere ottenuto attraverso domande dirette, la sollecitazione di prospettive individuali e il riconoscimento di ogni contributo.
5. Limitare il multitasking e le distrazioni esterne: è essenziale sensibilizzare i partecipanti sull’importanza di dedicare la piena attenzione alla riunione. L’adozione di regole condivise, come la disattivazione delle notifiche e la chiusura di applicazioni non pertinenti, contribuirà a creare un ambiente più focalizzato. L’organizzazione di brevi pause, specialmente in riunioni prolungate, può favorire il mantenimento della concentrazione.
6. Rendere le riunioni più brevi e valutare la frequenza: è consigliabile rivedere la durata standard delle riunioni e cercare di ridurla, mantenendo il focus sugli obiettivi. La necessità di ogni riunione programmata dovrebbe essere valutata criticamente, considerando alternative più efficienti come la comunicazione asincrona tramite email o piattaforme di collaborazione. L’introduzione di “giornate senza riunioni” può favorire periodi di lavoro produttivo focalizzato.
7. Concludere con azioni concrete, responsabilità e scadenze chiave: al termine della riunione, è imperativo dedicare tempo alla sintesi delle decisioni prese e alla definizione chiara delle azioni da intraprendere, con l’assegnazione di responsabili e scadenze precise. La documentazione di tali decisioni in un ambiente condiviso garantirà la responsabilizzazione e il follow-up.

Domande frequenti sulle riunioni di lavoro online (FAQ)

1. Come rendere più produttive le riunioni da remoto?
   Per aumentare la produttività delle riunioni virtuali è fondamentale definire un ordine del giorno chiaro, invitare solo i partecipanti essenziali, moderare attivamente la discussione e concludere sempre con azioni concrete, responsabilità e scadenze.
2. Quali sono gli errori più comuni nelle riunioni online?
   Tra gli errori più frequenti ci sono: mancanza di obiettivi specifici, partecipazione passiva, multitasking, durata eccessiva e assenza di follow-up. Questi elementi compromettono l’efficacia del meeting e riducono la produttività del team.
3. Quanto dovrebbero durare le riunioni da remoto?
   Le riunioni virtuali dovrebbero durare il minimo necessario, idealmente tra 15 e 45 minuti. È utile fissare un limite di tempo per ogni punto all’ordine del giorno e valutare l’alternativa di comunicazioni asincrone per le informazioni non urgenti.
4. Come evitare distrazioni durante una call di lavoro?
   Per ridurre le distrazioni è consigliabile disattivare le notifiche, chiudere le applicazioni non necessarie e concentrarsi solo sull’incontro. Brevi pause nelle riunioni lunghe possono aiutare a mantenere alta l’attenzione.
5. In che modo l’automazione dei processi aiuta a gestire meglio il lavoro da remoto?
   L’automazione permette di ridurre le attività manuali e ripetitive, migliorare la tracciabilità e organizzare meglio i flussi di lavoro. Questo consente ai team di concentrarsi sugli obiettivi strategici e non sulla gestione operativa quotidiana.

Ripensare le riunioni è solo il primo passo. Con gli strumenti e le strategie giuste, puoi ottimizzare l’operatività e la collaborazione nel tuo ambiente di lavoro. Inizia implementando questi consigli e osserva il cambiamento.

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