Contratti digitali: 5 metriche per misurare ROI ed efficienza
La digitalizzazione dei contratti è ormai una leva di efficienza indispensabile per le imprese. Ma come si misura, in concreto, il ritorno sull’investimento (ROI) di un processo di contract management digitale?
Molte aziende implementano piattaforme e firme elettroniche senza stabilire indicatori chiari, rischiando di perdere di vista il vero impatto sul business.
Nelle prossime righe analizzeremo le 5 metriche chiave per valutare in modo oggettivo il valore generato dalla trasformazione digitale dei contratti.
Perché misurare il ROI dei contratti digitali è fondamentale
Dalla digitalizzazione alla governance: cosa cambia per i CIO
Negli ultimi anni, la digitalizzazione dei contratti è passata da semplice innovazione tecnologica a elemento strategico di governance aziendale.
I CIO oltre a impegnarsi nella selezione e successiva implementazione di soluzioni di firma elettronica e gestione documentale, devono dimostrare, con dati, il ritorno sull’investimento e l’impatto operativo dei nuovi processi.
Secondo diversi studi di settore, la digitalizzazione dei contratti può ridurre i tempi di approvazione fino al 70% e i costi operativi del 30-50%. Tuttavia, senza metriche chiare, questi risultati restano percezioni.
ROI dei contratti digitali: non solo questione di costi
ROI economico vs ROI operativo
Il ROI va oltre il risparmio economico diretto. Oggi le aziende valutano anche il ROI operativo: efficienza dei team, riduzione degli errori, maggiore controllo e velocità. Un contratto digitale, se ben gestito, libera risorse e accelera il business.
Le 5 metriche chiave per misurare efficienza e ritorno
1. Tempo medio di approvazione del contratto
Misura il tempo totale tra creazione, revisione, firma e archiviazione. È la metrica più immediata per capire quanto un workflow digitale riduca i colli di bottiglia. Un sistema digitale ben progettato riduce i tempi di approvazione anche del 60-70%, eliminando passaggi manuali e ritardi.
Suggerimento: confronta il tempo medio “prima e dopo” la digitalizzazione per quantificare il guadagno in giorni/uomo.
2. Costo per contratto gestito
Con i contratti digitali, scompaiono stampa, spedizioni, archiviazione fisica e tempi morti. Il costo medio per contratto può passare da decine di euro a pochi centesimi, soprattutto se i volumi sono elevati.
Come calcolarlo: estrai i dati da ERP o CRM e automatizza il conteggio in base al numero di contratti gestiti mensilmente.
3. Tasso di conformità e audit readiness
Un KPI cruciale per DPO e IT manager, soprattutto in ottica GDPR e NIS2. Indica la percentuale di contratti gestiti con piena tracciabilità, firma a norma e conservazione conforme.
La gestione digitale dei contratti offre infatti audit trail, firme elettroniche di vario livello e conservazione a norma, garantendo una traccia chiara e consultabile delle operazioni svolte.
Questa metrica non misura solo la compliance normativa, ma la riduzione del rischio operativo e la capacità di dimostrare integrità e sicurezza in caso di audit o contenziosi.
Checklist utile: verifica audit trail, accessi, versioning e conservazione digitale certificata.
4. Tasso di completamento entro le scadenze
Una gestione digitale consente di impostare notifiche, reminder e workflow automatizzati, evitando ritardi nella firma o nella consegna.
Un alto tasso di completamento nei tempi previsti indica un sistema maturo, affidabile e ben governato.
È anche un dato prezioso per le direzioni legali e procurement, che possono pianificare attività e scadenze con maggiore precisione.
Insight: questo KPI riflette anche la produttività dei team e la user adoption della piattaforma.
5. Customer / User Experience Index
Valuta la soddisfazione degli utenti interni e dei clienti rispetto al processo digitale.
Come misurarlo: usa survey digitali o microfeedback post-firma per assegnare punteggi qualitativi (es. tempo percepito, semplicità, chiarezza).
Come raccogliere e analizzare i dati
Integrazione tra piattaforme (firma, CRM, ERP, DMS)
Le metriche acquistano valore solo se i sistemi sono integrati. Un ecosistema connesso permette di raccogliere automaticamente dati da moduli di firma, ERP o CRM, senza duplicazioni o errori manuali. L’automazione è la chiave per moltiplicare i risultati dei contratti digitali e ottenere una gestione più fluida e strategica.
Dashboard e strumenti per la misurazione in tempo reale
Configurare dashboard dedicate consente di visualizzare KPI e trend mensili in tempo reale.
Molte soluzioni, come TocToc, permettono di monitorare flussi, tempi medi e performance di firma in modo trasparente e centralizzato.
Caso pratico: come una grande azienda IT ha ridotto i tempi di firma del 45%
Il punto di partenza: flussi manuali e inefficienze
Un’azienda del settore IT gestiva oltre 3.000 contratti l’anno tramite processi cartacei o semi-manuali, con tempi medi di firma di 10 giorni e frequenti ritardi interni.
L’intervento: workflow digitale e firma elettronica
L’adozione di un sistema di workflow automatizzato e firma elettronica integrata ha eliminato la necessità di scambi manuali e cartacei, collegando il CRM con la piattaforma documentale.
I risultati: KPI prima e dopo la digitalizzazione della gestione dei contratti
- Tempo medio di firma: da 10 a 5,5 giorni (-45%)
- Costo per contratto: -38%
- Conformità documentale: +25%
- Soddisfazione utenti: 4,6 su 5
Un caso concreto di come la misurazione strutturata del ROI trasformi la digitalizzazione in un vantaggio operativo reale.
Conclusioni e prossimi passi
Misurare l’andamento e i risultati è il primo passo per migliorare. Solo monitorando costantemente tempo, costi, conformità e soddisfazione si può valutare l’impatto reale dei contratti digitali.
Impostare un sistema di monitoraggio mensile dei KPI aiuta i CIO a guidare il cambiamento e dimostrare con numeri tangibili il valore dell’innovazione.
Vuoi capire come misurare l’impatto reale della firma elettronica e dei workflow digitali nella tua azienda? Prenota una consulenza con il nostro team.