6 motivi per cui una piattaforma per digitalizzare la gestione dei documenti e contratti è utile

Dematerializzare documenti e procedure significa ottimizzare i processi, renderli accessibili ovunque e garantire la soddisfazione dei clienti

 

 


La mancanza di tempo e la disorganizzazione nella gestione dei documenti è spesso uno dei motivi per cui le aziende non riescono a decollare. Esistono oggi preziosi strumenti per aumentare la prosperità della tua attività.

 

Tra questi la piattaforma TocToc All-in-One che digitalizza e automatizza i processi aziendali per evitare che qualcosa vada smarrito o eseguito nei modi e tempi sbagliati. Vediamo cosa può fare pet te:

 

1. Organizza il lavoro per task

Il più potente vantaggio di una piattaforma di gestione documentale e contrattuale è che permette di pianificare e organizzare gli step lavorativi in anticipo secondo un workflow predefinito. In tal modo il flusso di lavoro diviene standardizzato, automatizzato e senza possibilità di errore.

Il nostro lavoro infatti inizia dall’analisi delle procedure, il mapping dei processi, la definizione degli obiettivi e la resa quindi in digitale di un processo ottimizzato e performante secondo le linee comunemente definite. 


2. Servizi pronti a portata di click

La piattaforma velocizza il lavoro tramite accessi veloci che ti consentono di avviare un processo in pochi secondi.

Se hai bisogno di far firmare un contratto a più utenti, se invece devi solo eseguire una video identificazione di un cliente che ha già effettuato l’onboarding e sta attivando altri servizi o se necessiti solamente di pianificare la ricezione delle notifiche per i rinnovi dei contratti dovrai solo cliccare sul pulsante relativo l’azione ed entrare nel pieno dell’operatività. Ogni campo di azione è sempre supportato da delle linee guida e non sarai mai abbandonato a te stesso.

 

3. Personalizzazione contratti

Con TocToc All-in-One puoi impostare una volta per sempre dei modelli di contratto da riutilizzare quante volte vuoi. All’occorrenza potrai compilarli con i dati dei clienti o farlo fare in modo automatizzato grazie alle integrazioni tramite API con il tuo CRM.

In questo modo eviterai errori, dimenticanze e i flussi di lavoro saranno più veloci e snelli.


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4. Archiviazione documenti e contratti

Una piattaforma cloud, che non è un software installato nel tuo computer, ha il grande vantaggio di poter archiviare centinaia di file. La piattaforma permette di organizzare i file in modo personalizzato secondo diverse categorie e sottocategorie. Con i contratti digitalizzati all’interno di una unica soluzione puoi velocemente avere i tuoi documenti a portata di clic.

Una dashboard semplice e intuitiva ti permette di collaborare con il tuo team tramite viste rapide e filtrate sui processi in atto e di comunicare in modo istantaneo via chat.

 

5. Dati al sicuro

Proteggere i dati dei tuoi clienti, partner, fornitori e collaboratori è fondamentale. I sistemi di sicurezza della piattaforma consentono di tenere al sicuro tutto il tuo lavoro, documenti e dati in un archivio accessibile solo da utenti con ruoli e permessi specifici.

Le modalità di accesso con autenticazione, l’invio codici di sicurezza, il riscontro dell’identità via OPT e mail sono finalizzati proprio a custodire nel migliore dei modi la mole di informazioni e dati che si trovano sulla piattaforma.

Potrai personalizzare i privilegi e la funzione di controllo degli accessi per ricevere notifiche in caso di violazioni.

 

6. Accessibilità ovunque  

Un sistema di gestione di documenti digitali e delle procedure di firma basato su cloud ti consente di accedere a file sempre e ovunque. Ti basta avere un qualsiasi device (pc, tablet, smartphone) connesso ad internet per accedere alla tua piattaforma per cercare file, controllare lo stato dei flussi di approvazione, le pratiche processate o altri documenti con i filtri per data, firmato, completato.

Un workflow ben strutturato è utile per la gestione di più progetti e più clienti nella stessa soluzione. Non sarà più necessario dover cercare tra mole di archivi cartacei, faldoni o vecchie fatture. Tutto quello che ti serve è fare una query all’interno dell’archivio digitalizzato per un rapido accesso ai tuoi documenti.
 

 

È determinante oggi per le attività competitive digitalizzare la gestione dei documenti e dei processi per garantire flussi di lavoro fluidi e sicuri. Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti ad organizzare e semplificare il tuo lavoro.