TocToc Blog

Articoli e consigli per migliorare il Customer Service e offrire efficace Assistenza online in Video Live Chat su siti web ed ecommerce

24/05/2018
Prodotto

GDPR compliance, novità e adempimenti da considerare

 

 

A partire dal 25 maggio entra in vigore il nuovo Regolamento Europeo (UE) 2016/679 relativo alla Privacy, noto come GDPR (General Data Protection Regulation) che  porta con sé diverse novità e ulteriori adempimenti cui imprese e professionisti devono far fronte in tema di privacy e trattamento dati personali.

 

Se utilizzi i servizi TocToc ti informiamo che:

 

Come noto la piattaforma TocToc, che eroga i servizi di Video Live Chat e ChatBot, per sua stessa natura consente alcune attività di trattamento e archiviazione dei dati eventualmente raccolti, attraverso di essa, dai clienti che hanno attivato il servizio sul proprio sito.

 

Di tali dati ogni singola società cliente risulta quindi “Titolare”, ma vengono trattati e archiviati, con diverse modalità, dalla piattaforma stessa. Di conseguenza TocToc srl si configura come “Responsabile esterno del trattamento dei dati personali per conto del Titolare”.

 

Si ricorda anche che deve essere il Titolare ad effettuare la nomina del Responsabile esterno.

 

Invitiamo i nostri Clienti e utenti in prova ad adempiere rapidamente a quest’obbligo e, a tal fine sottoponiamo un link da cui scaricare un template (lo troverà tra i download del suo browser) che, completato e redatto su carta intestata della sua Azienda, deve pervenirci firmato dal legale rappresentante, anche via mail a privacypolicy@toctoc.me o via PEC a toctoc@pec.aruba.it.

 

La invitiamo inoltre a verificare :

  1. Di aver pubblicato la propria informativa privacy, resa disponibile agli utenti del suo sito, integrata con l’indicazione della nomina di TocToc srl quale Responsabile esterno del trattamento dei dati acquisiti attraverso il servizio chat/chatbot.

  2. Di aver analogamente integrato o quando non presente, inserito la Cookie Policy informando gli utenti dell’uso dei cookies da parte di TocToc e le modalità di tale utilizzo.

  3. Di aver inserito il link relativo alla Privacy Policy del suo sito, attraverso il pannello amministratore, in ciascun Gruppo creato in piattaforma, precisamente nel tab OPZIONI, nel campo Privacy Policy URL .


 

E passiamo ora alle novità introdotte sulla piattaforma per l’occasione:

  • ad inizio di ogni CHAT l’utente visualizzerà il link summenzionato relativo alla Privacy Policy del vostro sito web e adeguato secondo le nostre indicazioni sopra riportate.

  • se come richiesto al punto c), sarà stata inserita la Privacy Policy URL nei gruppi attraverso il pannello amministratore, la quale consentirà all’utente di accedere dalla chat alle Privacy Policy e Cookie Policy del vostro sito (la cui corretta redazione e pubblicazione rimane di responsabilità del Titolare), allora:

    • i dati acquisiti in CHAT rimarranno disponibili, sempre ed esclusivamente per l’Amministratore della/e  licenza/e, per il periodo previsto dal contratto (e comunque al massimo per 3 mesi). In mancanza, il funzionamento di TocToc sarebbe comunque garantito ma, al termine della conversazione, la stessa sparirà dall’account.

    • il Form di callback sarà disponibile e prevederà consenso esplicito da parte dell’utente per l’invio. Diversamente non risulterà disponibile.  

    • sarà possibile censire e raccogliere anagrafiche con la chat, attraverso il TAB LEAD Generation interno alla chat, ma esclusivamente se viene raccolto, agevolmente come predisposto nello stesso TAB LEAD, il consenso esplicito degli utenti. Viceversa le informazioni non verrebbero visualizzate nel TAB LEAD e quindi non disponibili.

 

 

Ti ricordiamo cosa devi fare per avere il consenso esplicito per la raccolta anagrafica

 

informare-dell-invio-privacy-in-chat

 


Quando l’utente ti scrive in chat i suoi dati personali (come nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, ecc.) e intendi censire e raccogliere la sua anagrafica, tramite la finestra di AGGIUNGI DETTAGLIO LEAD, informalo che stai per inviargli la tua informativa sul trattamento dei dati personali.

 

tab-lead-chat-esegui-privacy

 

Clicca quindi sul tab LEAD della chat e nel modulo PRIVACY POLICY clicca sul bottone che trovi a destra ESEGUI.
 

 

informativa-privacy-in-chat

 

L’utente sul suo schermo vedrà apparire la finestra con l’informativa sul Trattamento dei dati personali da parte della tua azienda, sempre se, come detto al punto c) avrai precedentemente inserito la tua Privacy Policy URL nei gruppi attraverso il pannello amministratore.


 

tab-lead-chat-privacy-eseguita

 

Dopo aver effettuato la sua scelta, nel tab LEAD della chat vedrai il modulo PRIVACY POLICY divenire di colore verde con la dicitura di Stato Eseguito

 

Ricordiamo infine che modifiche inerenti il GDPR saranno operative a partire dal 25/05/2018, vi invitiamo ad adeguare i vostri account TocToc come indicato e inviarci la lettera di nomina che attendiamo compilata e controfirmata su vostra carta intestata.

 

Con l’occasione vi invitiamo a prendere visione delle nuove Informativa Privacy e Informativa Cookie pubblicate sul nostro sito.

 

 



GDPR
privacy
customer care


Rimani aggiornato sui nostri progetti e sugli sviluppi di TocToc