GDPR compliance, novità e adempimenti da considerare

 GDPR compliance, novità e adempimenti da considerare

 

A partire dal 25 maggio entra in vigore il nuovo Regolamento Europeo (UE) 2016/679 relativo alla Privacy, noto come GDPR (General Data Protection Regulation) che  porta con sé diverse novità e ulteriori adempimenti cui imprese e professionisti devono far fronte in tema di privacy e trattamento dati personali.

 

Se utilizzi i servizi TocToc della prima e seconda release ti informiamo che:

I servizi TocToc messi a disposizione del Cliente – che si configura quale “Titolare del trattamento” – per loro stessa natura, agevolando l’interazione efficace tra il Cliente ed i suoi utenti, permettono la possibilità di raccogliere e trattare dati personali degli utenti (ad es. nome, cognome, luogo e data di nascita, documento di identità, telefono, email, codice fiscale, residenza).

A tal fine, TocToc si impegna a predisporre l’automatismo tecnico che permetterà al cliente l’esposizione della necessaria Informativa e di acquisire e memorizzare i consensi dell’utente. Resta fermo che l’informativa dovrà essere resa in un momento precedente alla registrazione dei dati richiesti.

TocToc gestisce un sistema di protezione dei dati in accordo allo standard ISO IEC 27001:2013, pertanto i dati oggetto del servizio sono trattati attraverso processi e sistemi soggetti all’applicazione di contromisure logiche e fisiche per la prevenzione di eventi che possono compromettere la confidenzialità, integrità e disponibilità delle informazioni.

Con la sottoscrizione del presente Contratto (o adesione al servizio online della prima release), ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (d’ora innanzi, per comodità Regolamento Privacy), il Cliente, avendo ritenuto il Fornitore soggetto idoneo ed affidabile, nomina lo stesso Responsabile/subresponsabile per il trattamento dei Dati Personali. Il Fornitore accetta tale nomina contestualmente alla propria sottoscrizione, confermando la diretta ed approfondita conoscenza degli obblighi con essa assunti e garantendo di possedere capacità, esperienza e competenze, anche tecniche, per ricoprire tale ruolo. Il Fornitore si impegna a trattare i Dati Personali nel rispetto delle istruzioni delineate nella pagina Termini e condizioni del proprio sito web.

Per richieste particolari inerenti questi argomenti invitiamo a scrivere una mail a: privacypolicy@toctoc.me o via PEC a toctoc@pec.aruba.it.

 

Per tua utilità invitiamo inoltre a verificare:

  1. Di aver pubblicato la propria informativa privacy, resa disponibile agli utenti del suo sito, integrata con l’indicazione della nomina di TocToc srl quale Responsabile esterno del trattamento dei dati acquisiti attraverso il servizio chat/chatbot.
  2. Di aver analogamente integrato o quando non presente, inserito la Cookie Policy informando gli utenti dell’uso dei cookies da parte di TocToc e le modalità di tale utilizzo.
  3. Di aver inserito il link relativo alla Privacy Policy del tuo sito all’interno della bacheca del servizio TocToc utilizzato.

Specifiche sulla piattaforma:

  • ad inizio di ogni CHAT l’utente visualizzerà il riferimento alla Privacy Policy del tuo sito web e adeguato secondo le nostre indicazioni sopra riportate.
  • se come richiesto al punto c), sarà stata inserita la Privacy Policy URL nella bacheca chat e/o chatbot:
    • i dati acquisiti in CHAT rimarranno disponibili, sempre ed esclusivamente per l’Amministratore della/e  licenza/e, per il periodo previsto dal contratto (e comunque al massimo per 3 mesi). In mancanza, il funzionamento di TocToc sarebbe comunque garantito ma, al termine della conversazione, la stessa sparirà dall’account.
    • il Form di messaggio offline/ callback sarà disponibile e prevederà consenso esplicito da parte dell’utente per l’invio. Diversamente non risulterà disponibile.
  • per la prima release: sarà possibile censire e raccogliere anagrafiche con la chat, attraverso il TAB LEAD Generation interno alla chat, ma esclusivamente se viene raccolto, agevolmente come predisposto nello stesso TAB LEAD, il consenso esplicito degli utenti. Viceversa le informazioni non verrebbero visualizzate nel TAB LEAD e quindi non disponibili.
  • per la nuova release: sarà possibile censire e raccogliere anagrafiche con la chat, attraverso il pulsante “Dati utente” interno alla chat.

 

 Per la prima release:

Ti ricordiamo cosa devi fare per avere il consenso esplicito per la raccolta anagrafica

Quando l’utente ti scrive in chat i suoi dati personali (come nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, ecc.) e intendi censire e raccogliere la sua anagrafica tramite la finestra di AGGIUNGI DETTAGLIO LEAD, informalo che stai per inviargli la tua informativa sul trattamento dei dati personali.

Clicca quindi sul tab LEAD della chat e nel modulo PRIVACY POLICY clicca sul bottone che trovi a destra ESEGUI.

L’utente sul suo schermo vedrà apparire la finestra con l’informativa sul Trattamento dei dati personali da parte della tua azienda, sempre se, come detto al punto c) avrai precedentemente inserito la tua Privacy Policy URLnei gruppi attraverso il pannello amministratore.

Dopo aver effettuato la sua scelta, nel tab LEAD della chat vedrai il modulo PRIVACY POLICY divenire di colore verde con la dicitura di Stato Eseguito.

 

Con l’occasione vi invitiamo a prendere visione delle nuove Informativa Privacy e Informativa Cookie pubblicate sul nostro sito.